PMBOK

Definición de PMBOK

El Project Management Institute o Instituto de Administración de Proyectos (PMI) es un organismo fundado en el año 1969 con el objetivo de lograr mejoras significativas en la administración de proyectos.

Este Instituto tiene publicaciones mensuales que alientan la incorporación de nuevos aportes a la gestión de proyectos, reúne cada 4 años, las buenas prácticas más frecuentes en gestión de proyectos (José Carlos Machicao Valencia). Uno de sus productos más visibles es el Project Management Body of Knowledge (PMBOK) el cual recoge el conocimiento, herramienta y técnicas que son aceptadas como las mejores prácticas para la administración de proyectos.

Jean Michel de Jaeger, define al PMBOK como un estándar para la gestión de proyectos reconocido internacionalmente (IEEE, ANSI) el cual trabaja con el uso del conocimiento, de las habilidades, de las herramientas, y de las técnicas para resolver requisitos del proyecto.

En el PMBOK se describen de manera general el subconjunto de fundamentos de la dirección de proyectos, generalmente reconocido como buenas prácticas, aplicables a la mayoría de los proyectos (construcción, software, ingeniería), la mayor parte del tiempo, por lo que existe un amplio consenso sobre su valor y utilidad. Marcela Peñaloza Báez. La primera edición del PMBOK fue publicada en el año 1987.

Era el resultado de los talleres iniciados a principio de los 80s por el PMI. En paralelo fue desarrollado un código de ética y pautas para la acreditación de los centros de entrenamiento y certificación de individuos. Más adelante, una segunda versión del PMBOK fue publicada en el año (1996 y 2000), basado en los comentarios recibidos de parte de los miembros del PMI. El PMBOK fue reconocido como estándar por el American National Standards Institute (ANSI) en 1998, y consecutivamente, por el Instituto de los Ingenieros Electrónicos Eléctricos y (IEEE).

La tercera versión de la guía del PMBOK fue publicada en el año 2004, con mejoras importantes en la estructura del documento, adiciones a los procesos, términos y dominios del programa y de portafolios. Estructura/Componentes El PMBOK es una colección de procesos y áreas de conocimiento generalmente aceptadas como las mejores prácticas dentro de la gestión de proyectos. Las áreas de conocimiento describen el conocimiento, valga la redundancia, y la práctica de la gestión de proyectos en términos de sus procesos integrados. Estos procesos se han organizado en 9 áreas de conocimiento y 5 etapas que forman parte del ciclo de vida de un proyecto.

Las áreas de conocimiento que abarca el PMBOK son las siguientes:

1- Gestión de Integración de Proyectos, describe los procesos requeridos para asegurar que se coordinen adecuadamente los distintos elementos del proyecto. Esta consiste en el desarrollo de un plan de proyecto, la ejecución del plan de proyecto y en el control integrado de cambios.
2- Gestión del Alcance del Proyecto, describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido, a fin de completar el proyecto exitosamente. Esta consiste en la iniciación, planificación del alcance, definición del alcance, verificación del alcance y control de cambios en el alcance.
3- Gestión de Duración (Tiempo) del Proyecto, describe los procesos requeridos para asegurar el término a tiempo del proyecto. Esta consiste en la definición de las actividades, la secuencia de las actividades, estimación de la duración de las actividades, desarrollo del programa y control del programa.
4- Gestión de Costos del Proyecto, describe los procesos requeridos para asegurar la ejecución total del proyecto dentro del presupuesto aprobado. Esta consiste en la planificación de los recursos, estimación de los costos, preparación de presupuestos de costos y control de costos.
5- Gestión de Calidad del Proyecto, describe los procesos requeridos para asegurarse de que el proyecto va a satisfacer las necesidades para las cuales fue ejecutado. Esta consiste en la planificación de la calidad, aseguramiento de la calidad y control de calidad.
6- Gestión de Recursos Humanos del Proyecto, describe los procesos requeridos para realizar un uso más eficiente y eficaz de las personas involucradas con el proyecto. Esta consiste en la planificación organizacional, la adquisición de personal, y en el desarrollo del equipo.
7- Gestión de Comunicaciones del Proyecto, describe los procesos requeridos para asegurar la generación, recopilación, diseminación, almacenamiento y disposición final de la información del proyecto en forma adecuada y a tiempo. Esta consiste en la planificación de las comunicaciones, distribución de la información, reporte del rendimiento / desempeño y cierre administrativo.
8- Gestión de Riesgos del Proyecto, describe los procesos que tienen que ver con la identificación, análisis y respuesta al riesgo del proyecto. Esta consiste en la planificación de la gestión de riesgos, identificación de los riesgos, análisis cualitativo de los riesgos, análisis cuantitativo de los riesgos, planificación de las respuestas a los riesgos, y monitoreo y control de los riesgos.
9- Gestión de Abastecimiento de Proyectos, describe los procesos requeridos para adquirir bienes y servicios desde fuera de la organización ejecutante. Esta consiste en la planificación de la adquisición, planificación del requerimiento, requisición, selección de la fuente, administración del contrato y término del contrato.

El PMBOK utiliza las 5 etapas del ciclo de vida para el mejoramiento continuo del proyecto, estas son:
1. El inicio.
Elementos principales:
a) Autorice el proyecto.
b) Comprometa a la organización con el proyecto o fase.
c) Fije la dirección general.
d) Defina los objetivos de nivel superior del proyecto.
e) Asegure las aprobaciones y los recursos necesarios.
f) Valide el alineamiento del proyecto con los objetivos generales del negocio.
g) Asigne un encargado del proyecto.
h) Integración administrativa.

2.Planificación.
Elementos principales:
a) Defina el alcance del proyecto.
b) Refine los objetivos del proyecto.
c) Defina todos los entregables requeridos.
d) Cree el marco para el cronograma del proyecto.
e) Proporcione el foro para la información que compartirá con los miembros del equipo y stakeholders.
f) Defina todas las actividades requeridas.
g) Ordene secuencialmente todas las actividades.
h) Identifique las habilidades y los recursos requeridos.
i) Estime el esfuerzo de trabajo.
j) Efectúe el análisis de riesgos y de contingencia.
k) Defina y estime todos los costos requeridos.
l) Obtenga la aprobación de financiamiento del proyecto.
m) Establezca su plan de la comunicación.

3. Planeamiento Ejecución.
Elementos principales:
a) Coordine los recursos, desarrollo del equipo.
b) Aseguramiento de la calidad.
c) Seleccione y acerque a los subcontratistas.
d) Distribuya la información.
e) Trabaje el plan.

4. Supervisión y control.
Elementos principales:
a) Gestión del equipo, stakeholders y subcontratistas.
b) Medición del progreso y supervisión del desempeño (general, alcance, cronograma, costos, calidad).
c) Toma de acciones correctivas si y donde sean necesarias.
d) Resolución del tema y avance.
e) Gestión de los cambios solicitados.
f) Gestión del riesgo (técnico, calidad, desempeño, gerencia de proyecto, organización, externo). g) Informes de desempeño. Comunicaciones

5.El cierre.
Elementos principales:
a) Concluya las actividades.
b) Cierre administrativo hacia fuera (el frunce, distribuye, información del archivo para formalizar la terminación del proyecto, aceptación/fin de conexión, evaluación, valoraciones del miembro, las lecciones aprendió)
c) Cierre de contrato (terminación del contrato de proyecto incluyendo la resolución de temas inconclusos y la aceptación formal de la entrega final).

Todo proyecto (así como sus distintas fases e iteraciones) tiene que transitar por una serie de actividades de inicio, de planeación, de ejecución y cierre, bajo el gobierno de un grupo de procesos más general de supervisión y control.

Es importante destacar que un proyecto se logra con la integración de los procesos de la administración de proyectos. La gerente de proyecto es responsable de los objetivos del proyecto, entregar el producto final que se ha definido dentro de los apremios del alcance del proyecto, del tiempo, del costo y de la calidad requerida.