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Ingeniero Agroindustrial (UNELLEZ) Magister en Ingenieria Industrial Mención Logistica de Operaciones y Gerencia de Proyectos (UC)Doctora en Ciencias de la Educacion (UNERG) Doctorando en Ciencias Gerenciales (UNEFA) Asignaturas impartidas: Química II y Quí­mica IV (UCV) Estadística General y Aplicada (IUTI-IUTEPAL-IUTAJS) Fí­sica I y Mecánica Aplicada (UNERG-IUPSM) Organización y Gestión Empresarial (UNERG) Gerencia de Proyectos (IUTI-IUTEPAL-IUTAJS-IUTAR-IUPSM) Tutor de pasantias y trabajo especial de grado desde 1995 (IUTEPAL-IUTAJS-IUTAR-IUPSM)

miércoles, 6 de agosto de 2008

GESTION DE LA COMUNICACION



Provee un lazo crítico entre las personas y las ideas necesarias para el éxito del proyecto, en donde todas las personas deben estar preparadas para recibir y enviar información en el lenguaje adecuado.

Gerenciar la comunicación en el proyecto es asegurarse de que la información es generada en el momento, con la calidad y cantidad adecuada y que sigue un proceso consecuente para su distribución, almacenamiento y final eliminación.

El proceso de la comunicación arranca directamente del nivel gerencia y por tanto debe garantizar en éxito del proceso comunicacional. Esta es la comunicación formal que sigue los canales de mando delimitados en la estructura organizativa. Paralelamente se genera una comunicación informal entre los diversos individuos entre departamentos.

Planificación de la Comunicación

Contempla determinar las necesidades de información y comunicación de los involucrados en el proyecto. Quien necesita qué, cuando y cómo se les puede proveer. Implica definir la tecnología a utilizar para comunicarse y las restricciones para formular un plan gerencial de información, donde se indica el método de recolectar la información, las listas de distribución de los distintos reportes que deben circular, los formatos para producir la información con la cantidad y calidad adecuada y el cronograma con que deben ser actualizados.

La planificación de las comunicaciones es una de ésas áreas de la gerencia de proyectos a la que no se le suele dar mucha importancia cuando los proyectos son relativamente pequeños y manejados dentro del departamento.



Distribución de la Información


Consiste en hacerle llegar la información requerida a los miembros del equipo en el momento adecuado, llevando el record histórico de los sucesos en el proyecto y verificando que todas las personas involucradas reciban la información preparada.
En este punto es fundamental conversar sobre la imperiosa necesidad de que la distribución de la información debe ser personaliza hacia lo que realmente cada miembro del equipo requiere recibir.

Reportes de Progreso

Implica la elaboración y distribución de los reportes de progreso y cambios a lo largo de la vida activa del proyecto, estos reportes de progreso son la fotografía del proyecto a medida que se avanza en sus actividades, y son el punto de partida para los procesos de control y la toma de decisiones sobre los posibles estimados de terminación del proyecto.

Los reportes de progreso incluyen los siguientes aspectos:

1.- Responsables del proyecto, de la planificación y de las comunicaciones.
2.- Avance físico del periodo de reporte y acumulado.
3.- Avance financiero del periodo de reporte y acumulado.
4.- Principales riesgos del proyecto.
5.- Planes de acción para resolver los riesgos detectados.

Interrelación en la Comunicación

Implica la elaboración y distribución de los reportes de progreso y cambios a lo largo de la vida activa del proyecto. Estos reportes de progreso son la fotografía del proyecto a medida que se avanza en sus actividades, y son el punto de partida para los procesos de control y la toma de decisiones sobre los posibles estimados de terminación del proyecto.
La calidad del proceso comunicacional, depende en gran parte, de la cantidad de personas involucradas. La probabilidad de que exista un canal roto es pequeña y el líder del proyecto puede intervenir y apoyar el proceso para asegurarse de que la comunicación es de calidad.

Un líder de proyecto no puede intervenir y apoyar cada una de las conexiones para garantizar la calidad necesaria. Por ello, se trata de involucrar la menor cantidad de personas que sean absolutamente indispensables en el proyecto.
Manejo de stakeholders:
A medida que avanza el proyecto y se empieza los primeros entregables, los diversos stakeholders del proyecto presionan para ver satisfechas sus necesidades. Una buena gerencia mantiene un procesos de comunicación activo llevando seguimiento de los temas tratados siguiendo la metodología PMBOK.

Participación Efectiva en Reuniones

Es un evento donde participan personas relacionadas para expresar opiniones y tomar decisiones en conjunto. En un proyecto, la necesidad de reunirse es vital para alinear esfuerzos e intercambiar información.

Fases:
  1. Detección de la necesidad
  2. Preparación
  3. Invitación
  4. Iniciación
  5. Desarrollo
  6. Cierre

Actitudes en la Comunicación

Las que ayudan a construir una comunicación efectiva:

Facilitador
Iniciador
Solucionador
Indagador
Clarificador
Concluyente
Armonizador

Bloqueadores más comunes en la comunicación:



Agresor
Bloqueador
Ausente
Monopolizador
Saltador
Abogado del Diablo

Bases para construir un sistema de comunicación efectiva

  • Project office: se recomienda buscar un espacio físico unido donde se ubique al equipo, para que los puestos de trabajo estén cercanos y puedan interactuar fácilmente.
  • War room: puede ser muy útil el tener un sitio donde el grupo del proyecto sabe que se puede reunir, donde las personas puedan buscar la información actualizada.
  • Pick-off/subset meetings: son reuniones al inicio o al intermedio del proyecto.
  • Intranet.
  • Project support office.