GESTION DE LA PLANIFICACION

Los Procesos de Planificación

Los procesos de planificación son actividades que no termina con un plan de acción diseñado, sino que se convierte en un proceso ininterumpido y de permanente retroalimentación, se puede decir que un proceso de planificación, siempre se esta realizando continuamente a pesar de que el diseño este hecho. La planificación debe ser considerada con una actividad permanente que nos permitirá tomar decisiones, con base en los resultados que obtenga nuestra organización.

Por lo antes expuesto se puede decir que la planificaron debe ser considerado como una actividad permanente la cual nos permitirá tomar las decisiones, con base en los resultados que obtenga la organización. En los procesos de planificación contienen o incluyen varios planes por lo que se debe delegar funciones a cada departamento o grupo de trabajo.

La etapa organizativa, en la que dominan los procesos de planificación, es cuando el gerente del proyecto puede ofrecer su mayor impacto, por lo tanto se debe crear una ruta o camino para que la ejecución de las actividades se realicen de forma coordinada entre las variables de tiempo, costo y desempeño en el proyecto.

La planificación no es un simple documento, es de nuevo una herramienta para la toma de decisiones con respecto al proyecto, en la cual se intenta cotejar el deseo de un grupo de stakeholders con la realidad de una situación. El proceso consiste en determinar cuales son las actividades, que recursos se requieren y cuando se requieren para la ejecución del proyecto. La planificación es un proceso a través del cual se pretende sistematizar, por adelantado, de lo que se tratara hacer en un futuro, para ellos se debe tener un plan integral del proyecto, el cual debe ensamblar de forma coherente todo lo que se va a realizar durante la ejecución.

Para tener una buena planificación se debe pensar antes de actuar, esto implica aplicar una metodología para organizar el trabajo, con una secuencia de preguntas:

• Que es lo que se debe hacer?
• Por que se esta haciendo?
• Para que se hace?

Las preguntas antes mencionadas se deben responder por etapas, dichas preguntas deben ser muy claras ya que es la entrada de la planificación, a través del desarrollo del la planificación del proyecto se van a dar otras preguntas tales como:

1. Como debe ejecutarse?
   Es la pregunta base que origina la definición de los alcances, por medio de un listado de actividades que se debe realizar.
2. Quien es el responsable?
   Es la pregunta que se debe tener en cuenta una vez que se ha definido cuales son las activiades del proyecto.
3. Con que herramientas se va a trabajar?
   En esta parte de la planificación se deben tomar decisiones de cual es el mejor camino para ejecutar el trabajo planteado.
4. Cuanto tiempo debe durar?
   Esta pregunta cobra sentido una vez que se ha determinado quien va a trabajar en las actividades y con que herramientas lo va a hacer. Es uno de los factores importantes en toda planificación es unos de los factores que va a determinar si proyecto alcanzo la meta esperada.
5. Cuando se deben realizar la labores?
   Esta pregunta esta ligada a la anterior ya que va a depender de los resultados de la anterior, se debe combinar los tiempos con las secuencias lógicas de las actividades para así crear un buen cronograma.
6. Cuanto dinero se necesita?
   Para dar respuesta a esta pregunta se debe realizar un evaluación de costo de cada uno de los recursos a utilizar en la ejecución del proyecto

Ventajas y Limitaciones de la Planificación

La planificación en un proyecto es un proceso que ofrece muchas ventajas en toda organización, las principales ventajas que ella trae son las siguientes:

• Permite la integración de todos los trabajos haciendo que el equipo del proyecto comience a interactuar y, por lo tanto, se inicia el importante proceso de team building.
• Establece las bases para una comunicación eficiente, ya que todos los miembros comienzan a llamar cada cosa con un mismo nombre, se genera un vocabulario común y un diccionario oficial para el proyecto.
• Una de las ventajas que se destacan es que es un proceso que ayuda a prever y manejar los sucesos inesperados que puedan aparecer durante el proyecto, por intentar pronosticar en el presente lo que debe suceder en el futuro.
• El plan proporciona bases para controlar los costos y el tiempo de ejecución, verificando asi el avance del proyecto.

Toda planificación es vital para establecer las bases solidas en el autoanalisis y el aprendizaje. Es importante mencionar que así como la planificación tiene una serie de aspectos favorables, también tiene sus limitaciones entre las cuales se puede mencionar:

1. La planificación va a depender de la calidad y la cantidad de información disponible. Se puede decir que un buen gerente de proyectos debe preocuparse por conseguir información de cálida, para planificar y emplear una metodología acorde con la calidad de información disponible.
2. Se requiere de buenas habilidades de planificación para poder pronosticar situaciones no deseadas o desconocidas. Esta fase requiere del entrenamiento del personal, tener un buen sistema de información, tener conciencia de su utilidad y actitud proactiva para llevarlo acabo.
3. Un aspecto importante que se debe tener en cuenta es que ciertas situaciones pueden crear falsas sensaciones de seguridad de las previsiones, esto hace que la organización tienda a confiarse en situaciones en la que hay mucha incertidumbre y que, por lo tanto, debe ser manejada con precaución.
4. La planificación no debe ser muy detallada ya que puede generar inflexibilidad para asumir los cambios que deban realizarse en el camino, a la hora de planificar el plan debe adaptarse al cambio por cualquier imprevisto, de no ser flexible el plan puede fracasar.

Fuentes de Planificación para Realizar Proyectos

Para una buena planificación se debe tener la información necesaria, para ello se tiene que tomar en cuenta lo siguiente:

Ø Experiencia: Consiste en hacer un pronostico subjetivo con base en los conocimientos y la experiencia del estimador. Esto va a depender de la cantidad de tiempo que tenga haciendo la tarea, el grado de dedicación, de las técnicas que allá desarrollado y su estilo particular que caracterice su carrera personal.
Ø Consultas Técnicas: Consiste en preguntarle a los proveedores de un servicio, o a la persona responsable para recibir un pronostico de su parte. Estas preguntas pueden hacerse de manera personal o a través de medios secundarios.
Ø Análisis Histórico: Consiste en buscar datos reales, se deben extraer de circunstancias conocidas para así adaptarlas a la nueva situación. Se requiere de una historia sistemática y ordenada en la organización. Los datos históricos raramente vienen acompañada por las condiciones en las cuales se realizo la labor, ya que es generalmente conocido, lo importante es utilizar la información histórica de lo planificado en un conjunto con la realidad de lo ejecutado, de este modo el aprendizaje permite disminuir en un futuro la desviación de lo planificado y lo ejecutado.

Es de vital importancia cuando se planifica un proyecto, tener una visión de futuro referente a como debe ser construido el proyecto e, inclusive, previendo como va a ser la puesta en marcha y la operación del mismo. En este sentido es mejor que el plan se adapte a la realidad de este modo las organización o los individuos que suelen utilizar los resultados de la planificación les sera mas útil.

Análisis de la Inversión en Planificación

Planificación debe verse desde el punto de vista de una inversión siguiendo un análisis de costo/beneficio, de esta manera se debe planificar hasta el punto donde el dinero y el tiempo estipulado justifiquen los recursos asignados para ese proceso. De allí surge una interrogante; hasta donde se debe planificar? Para dar respuesta a esta pregunta se tiene que tomar en cuenta:

1. La planificación debe hacerse hasta el punto en que deba ser debidamente controlada.
   ü Siempre se debe planificar hasta el punto en que la información lo permita. De aquí parte que la planificación limita los insumo de entrada y no a los procesos de imaginación para adelantarse a futuros problemas.
2. Se debe planificar hasta el punto en el cual mayores esfuerzos de planificación no generan los beneficios suficientes como para justificar económicamente la inversión realizada. Esto se refiere hasta donde reconoce que el valor marginal del esfuerzo de planificación adicional no es rentable.

Es fundamental comprender que el esfuerzo porcentual relativo de planificación para alcanzar el óptimo depende, básicamente, de la complejidad del proyecto. El esfuerzo dedicado a la planificación esta en el orden del 20% al 25% de los esfuerzos del proyecto, si la complejidad de los proyectos van en ascenso en función de la mejoría en cantidad y calidad de información disponible, es lógico pensar que estos porcentajes van también en ascenso.

Una buena planificación asegura el éxito del proyecto por lo tanto se tiene que tomar encenta la necesidad de una coordinación e información que requieren los miembros de un proyecto y en especial la alta gerencia del mismo, mientras mas grande sea el proyecto mayor sera su complejidad y el tiempo requerido. Para la ejecución de cualquier proyecto se tiene que hacer:

• Un plan Hitos; permite tener una idea global del tiempo del proyecto
• Un flujo de Caja; con el análisis se sabe la necesidad de dinero requeridas en el proyecto
• El análisis de Riesgo; sirve para prevenir problemas potenciales.
• Alcance y Matriz de responsabilidad; se debe aplicar para evitar problemas en la manipulación de roles.

Planificación en el Ciclo de Vida del Proyecto

El proceso de la planificación en un proyecto es algo complejo, que se realiza durante todo el ciclo de vida y tiene sus variantes en cada etapa.

Plan Integral: Es un proceso, predominante, del área de integración de la metodología de PMBOK, que consiste en consolidar los resultados de todos los procesos de planificación involucrados en la fase organizativa de un proyecto, con el fin de obtener en documento coherente y consistente que se transforme en la ruta de transito durante la ejecución del proyecto.

Este documento se genera comenzando por una o varias reuniones que arranque o kick off meeting, con los siguientes objetivos:

- Compartir los objetivos generales y específicos del proyecto, descrito en el documento aprobatorio.
- Iniciar el proceso de integración del los miembros del equipo.
- Definir el código de ética que guiara el comportamiento de los miembros del equipo.
- Identificar los posibles stakeholders del proyecto.
- Establecer prioridades del trabajo.

El plan integral esta contemplado por la definición de los alcances, la planificación (tanto de tiempo, de los fondos, de la calidad, de los recursos humanos, de las comunicaciones, de la procura de materiales y equipos, de la identificación de los riesgos) y el desarrollo de las contingencia para afrontarlos.

Plan Detallado de las Actividades: Es la planificación que se realiza en el campo, en el momento cuando el individuo se enfrenta a la actividad y diseña un plan muy puntual que le ayude a realizarla mejor. Se debe realizar siempre y cuando el tiempo y el esfuerzo destinado a pesar antes de ejecutar es compensado por una eficiencia y una mejora a la hora de la ejecución, lo que hace que la planificación en una ejecución sea totalmente rentable. Dicha planificación suele partir de un plan integral y a partir de ese punto, se establecen las microactividades especificas que no conviene predecir durante la etapa inicial del proyecto.

Replanificación: Es un proceso de planificación mas formal que se realiza cuando, al ejecutar los procesos de control, se observa que la diferencia entre lo deseado según el plan y la realidad es lo suficientemente importante como para justificar el sueño de un nuevo camino, que sea mas eficiente en sus objetivos de llegar a la meta impuesta para el proyecto. La replanificacion hace que un plan integral inicial quede obsoleto y entre en vigencia un nuevo esquema de trabajo.

Es conveniente tener un plan integral para la ejecución del proyecto, pero se tiene que tener en cuenta que a medida que avanza pueden haber influencias internas o externas que obliguen a desviar el proyecto para esto se debe tener un proceso de control que es el que ayuda a determinar las desviaciones y establecer las acciones para volver al sendero correcto; sin embardo si la desviación es significativa, es necesario trazar un nuevo camino, que sea mas eficiente en su objetivo para alcanzar la meta final.

Otra de las razones para replanificar tiene que ver con el alcance del proyecto el cual puede cambiar de tal forma que el punto al que hay que llegar es diferente al originalmente concebido. El proceso de replanificacion implica emprender cambios importantes en el proyecto, por lo cual se puede generar inestabilidad y discordia entre las acciones, también el replanificar muy a menudo puede generar confusiones y caos.

Procesos de Planificación en Proyectos

Se debe realizar una serie de procesos para hacer una planificación efectiva, se debe considerar como básico (para delimitar las actividades, el tiempo y el costo del proyecto), y unos procesos de soporte que completan el estudio (para obtener un plan coherente e integrado para la ejecución).

En materia de planificación, el area del manejo del alcance cuenta con tres grandes procesos:

Planificación de Alcance: Es el proceso de desarrollar las bases del proyecto, en el que se genera la justificación, se identifican los deliverables o entregables y en general los objetivos del proyecto.
Delimitaciones del Alcance: Consiste en definir todo el trabajo que forma parte y el que no forma parte del proyecto.
Creación del WBS (work breakdown structure WBS): Implica desagregar el trabajo de los componentes menores y así proveer la materia prima basica para emprender el reto del proceso de planificación en proyectos, al establecer el esqueleto del trabajo.

En el area del manejo del tiempo, se distinguen los siguientes procesos:

1. Definición de Actividades: Es la etapa final de la descomposición emprendida en el WBS, en la que se obtiene el listado de las actividades que componen el proyecto, que representan las terminaciones de la estructura.
2. Lógica Secuencial: Establece las interrelaciones entre actividades, para construir el orden y la lógica en que deben ser ejecutadas.
3. Planificación de Recursos: Consiste en determinar todos los recursos que se necesitan para ejecutar cada una de las actividades. Esto comprende el personal, los equipos, materiales y demas requerimientos del proyecto. Esta planificación se hace a partir de las listas de actividades desarrolladas con la estructura desagregada.
4. Estimación de Duraciones: Consiste en asignar un tiempo de duración para cada actividad, según las premisas de trabajo y los recursos disponibles. Es fundamental que la duración de una actividad sea una información generada a partir de la misma fuente que posteriormente se responsabilizara de la ejecución del trabajo, ya que impone el tiempo suele generar conflictos y falta de compromiso.
5. Programación de Actividades: Es el proceso de ensamblaje de una red de trabajo, donde se indican los periodos de inicio y terminación de cada actividad y del proyecto en general.

En el area de manejo de los costos, se distinguen los procesos de estimación de costos y la preparación del presupuesto, de la siguiente forma:

• Estimación de Costo: Es el proceso de determinar cuanto dinero hace falta para poner a trabajar y adquirir todos los recursos necesarios para las distintas actividades, con base en la planificación, para completar el proyecto.
• Preparación del Presupuesto: Consiste en estimar los recursos financiero y el flujo de caja, en función del tiempo necesario para cumplir con las actividades según el programa de desarrollo.

En el area del manejo de la calidad, la metodología de la gerencia de proyecto distingue el proceso de la planificación de la calidad:

• Planificación de la Calidad: Consiste en determinar los indicadores de calidad o especificaciones que son realmente importantes, y como lograr obtenerla durante la ejecución del proyecto.

En el area de manejo de recursos humanos, la planificación distingue el ceso para la planificación de la organización:

• Planificación de la Organización: Consiste en organizar todos los recursos que necesita cada una de las actividades en términos del personal; estimados según la estructura desagregada del proyecto, de forma de establecer los roles y responsabilidades de todos los participantes en el proyecto.

En el area del manejo de las comunicaciones, la metodología de la gerencia proyecto distingue el siguiente proceso:

• Planificación de las Comunicaciones: Implica determinar cuales formación y requerimientos comunicacionales se necesitan para involucrar a los distintos stakeholders del proyecto

En el area de manejo de las adquisiciones, se tienen los siguientes procesos:

• Planificación de las Necesidades: Consiste en identificar las principales necesidades del proyecto y la decisión de adquirirlos de fuentes externas, determinando cantidades, fechas y la forma de hacerlo.
• Planificación de las Requisiciones: Implica producir la documentación necesaria para la contratación de los productos y servicios requeridos en el proyecto.

En el area del manejo de los riesgos, se encuentran los siguientes procesos que se deben seguir:

• Planificación de los Riesgos: Consiste en definir como se manejaran los riesgos que pueden afectar la ejecución del proyecto.
• Identificación de Riesgos: Consiste en determinar los riesgos que pueden afectar la ejecución del proyecto y documentar su características.
• Calificación de los Riesgos: Es el proceso de evaluar el riesgo para determinar como pueden afectar al proyecto, ya sea por alta probabilidad de ocurrencia o por impacto si llegase a ocurrir.
• Cuantificación del Riesgo: Es el proceso de medición del riesgo para determinar cuanto puede afectar al proyecto.
• Desarrollo del Plan de Respuestas: Implica definir el curso de acción para atacar el riesgo y adelantarse a sus consecuencias.
• Plan Integral: Es la parte donde se ensambla cada uno de los aspectos del proyecto e el plan que contempla; el riesgo, los aspectos de calidad, las comunicaciones y todos los elementos para su correcta ejecución; de forma que cumpla con las restricciones y supuesto del proyecto, que sea eficiente y coherente con la realidad del proyecto