GESTION DE ALCANCE

DEFINICIÓN DE ALCANCE:

En estos tiempos de cambios rápidos y constantes, el conocimiento y el entendimiento de la GP es un activo muy importante de sus carreras profesionales. Las organizaciones están innovando, redefiniendo sus procesos y trabajos y además tienen que hacer reingeniería de ellas mismas. Y cómo se implementan esos cambios? La mayoría a través de proyectos de tecnología. Pero la mayoría de proyectos de informática fallan al no terminar a tiempo, dentro del presupuesto y cumpliendo expectativas. El éxito exige disciplina de todos los participantes y de las organizaciones. Además implica el entendimiento y la aplicación apropiada de las herramientas y técnicas de la GP.

Entender las realidades de la GP y su importancia para mejorar la probabilidad de éxito de proyectos de tecnología informática u otros proyectos.

Reconocer el rol de los Stakeholders en la GP y cómo identificar sus necesidades y sus expectativas para poder definir el alcance del proyecto


Demostrar conocimiento de conceptos y términos de GP tales como:
*La Triple Restricción de la GP
*Las áreas de conocimiento y los grupos de procesos de la GP
*El ciclo de vida de los proyectos y de los productos
*Calidad del proyecto y de los productos


· Demostrar conocimiento de técnicas y herramientas de la GP tales como:
*Métodos de selección de proyectos
*El WBS (Work Breakdown Structure) o EDT (Estructura de Desagregación del Trabajo)
*Diagramas de redes, análisis de ruta critica y programación de cadena critica
*Estimativos de costos y análisis de valor ganado.
*Teoría motivacional y formación de equipos
*Plantillas para mejorar las comunicaciones


Aplicar los conceptos de GP trabajando en un proyecto en grupo como miembro activo o líder del equipo. Usar Microsoft Project u otro software para ayudar a planear y a gerenciar un proyecto


Apreciar la importancia de una buena GP

*Compartir ejemplos de un buen y un mal Gerenciamiento de Proyectos
*Preparar un diario con un reporte de lecciones aprendidas para su reflexión personal
*Utilizar el conocimiento y las habilidades desarrolladas en clase en otros ambientes
*Estudiar otros textos y artículos relacionados con la GP


Demostrar competencia haciendo presentaciones orales
Esto hace hincapié en que el Ingeniero tendrá la capacidad de gestar. Gestar significa concebir, dar a luz, crear y formar.

En sí, la Gerencia (en el caso puntual del informático) se divide, a grandes rasgos, en dos partes:
GERENCIA DE PROYECTOS: El Gerente del Sector de Sistemas de una empresa tiene el derecho y obligación de crear, aprobar, orientar y definir proyectos. Esto implica que debe analizar los costos de implementación, los recursos que intervendrán y, realizar un balance entre los dos (entre otras cosas) que le permita a la empresa mejorar su productividad.
GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS: La Gerencia de Recursos Humanos se refiere al manejo de grupos de gente, por lo que se requiere que el Gerente sea, o tenga la capacidad de ser un líder. Para poder llevar a cabo una gestión (podemos llamarle también tiempo de "mandato") dentro de una empresa, es imprescindible poder llegar a las personas que se encuentran a cargo de uno, haciendo que trabajen como un equipo y no como individuos y/o esclavos (lamentablemente, hoy en día se trabaja mas como estos dos últimos cuando debería ser mas como el primero).

El cargo que puede ocupar el Ingeniero se encuentra (generalmente) entre: Gerente del sector de Informática, CIO (Chief Information Officer), MIS (Manager of Information Systems).
STAKEHOLDERS (Interesados)


En la gestión de proyectos, los involucrados o interesados (stakeholders en inglés) son todas aquellas personas u organizaciones que afectan o son afectadas por el proyecto, ya sea de forma positiva o negativa. Una buena planificación de proyectos debe involucrar la identificación y clasificación de los interesados, así como el estudio y la determinación de sus necesidades y expectativas.


TIPOS DE STAKEHOLDERS
Aquellos que serán afectados por el proyecto y que pueden ejercer cierta influencia sobre él, pero que no están directamente involucrados con la ejecución del trabajo. Ejemplos de este tipo de interesados son: gerentes afectados por el proyecto, personas que trabajan en el proceso bajo estudio, departamentos internos que soportan el proceso (como el departamento de finanzas), proveedores, la oficina de gestión de proyectos, competidores, complementadotes, clientes y el patrocinador, la sociedad.


Organizaciones que tienen algún interés en que los resultados del proyecto cumplan con ciertas regulaciones. Ejemplos de ellos son: gobiernos nacionales y locales, grupos de protección al ambiente y entidades gubernamentales.


TÉCNICAS DE DESAGREGACIÓN:

*Según los productos finales que se deseen obtener.
*Según la distribución física de las áreas a construir.
*Según las áreas de conocimiento involucradas.
*Según la secuencia natural de ejecución de las actividades.
DESAGREGACIÓN POR NIVEL: implica subdividir todas las partes de cada nivel antes de desagregar un siguiente nivel inferior, descendiendo horizontalmente por la WBS. Esta forma de desagregar el proyecto es muy ordenada y contribuye a no dejar nada por fuera, sin embargo requiere muchas disciplinas participando en el proceso.
DESAGREGACIÓN POR RAMAL: consiste en subdividir un área de la WBS hasta llegar al máximo nivel de desagregación posible, descendiendo verticalmente por la red hasta llegar rápidamente a los niveles inferiores. Una vez completada la rama, se busca otra hasta su desagregación.

DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES: Identifica las entradas, herramientas, y salidas presentadas. Las actividades del proyecto son las acciones que requieren tiempo para su completación y recursos para su ejecución.


ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICIÓN DE TRABAJO

En gestión de proyectos, una Estructura de Descomposición del Trabajo o Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) (en inglés Work Breakdown Structure, WBS) es una estructura exhaustiva, jerárquica y descendente formada por los entregables y las tareas necesarias para completar un proyecto. La EDT es una herramienta muy común y crítica en la gestión de proyectos.
El propósito de una EDT es documentar el alcance del proyecto. Su forma jerárquica permite una fácil identificación de los elementos finales. Siendo un elemento exhaustivo en cuanto al alcance del proyecto, la EDT sirve como la base para la planificación del proyecto. Todo trabajo a ser hecho en el proyecto debe poder rastrear su origen en una o más entradas de la EDT.
COMO CONSTRUIR UNA EDTS

Una EDT es una presentación simple y organizada del trabajo requerido para completar el proyecto. Existen muchas maneras de organizar la presentación de este trabajo. Por ejemplo, se puede organizar de acuerdo a las fases del ciclo de vida del proyecto (Inicio, Planificación, Ejecución, Control y Cierre), mostrando cada fase como un elemento del nivel más alto. Otra forma de organizarla es teniendo en cuenta las responsabilidades funcionales. Algo importante de recordar es que la EDT documenta el alcance del proyecto, no su plan de ejecución.
Un ejemplo de una EDT para pintar una habitación:
Preparar materiales
Comprar pintura
Comprar una escalera
Comprar brochas y rodillos
Comprar eliminador de papel tapiz
Preparar la habitación
Quitar el papel tapiz viejo
Quitar la decoración desmontable
Cubrir el piso con papel periódico viejo
Cubrir los interruptores de la luz con cinta
Cubrir los muebles con sábanas
Pintar la habitación
Limpiar la habitación
Desechar o guardar la pintura sobrante
Limpiar las brochas y rodillos
Desechar los periódicos
Quitar las sábanas

NIVEL DE DETALLE
No existen especificaciones teóricas acerca del alto o ancho de una EDT. El contexto práctico determina si la EDT es muy general o demasiado detallada. En la gestión de proyectos no se trata tanto de enfocarse en realizar el trabajo, como de monitorizarlo, de tal forma que se aseguren los resultados planificados.
Es por eso que un buen consejo para crear una EDT es que sea lo suficientemente detallada como para poder asignar una parte del trabajo a un tercero, y que su estado se monitorice adecuadamente. Por eso una buena medida práctica de la profundidad que debe alcanzar la EDT es preguntarse si el nivel al que se ha llegado permite definir con claridad las variables tiempo y coste. Si aún no se pueden determinar en el nivel en que se está, deberá subdividirse aún más. Este trabajo asignado podría convertirse en una nueva EDT subalterna de la anterior.
Generalmente una EDT no debe tener más de 100 o 200 elementos terminales (si parece que se requieren más, se deberían utilizar subproyectos). Una EDT debería tener 3 o 4 niveles de profundidad, y cada nivel debería tener entre 5 y 9 elementos de ancho. Estas sugerencias se derivan de los siguientes hechos:
La capacidad de memoria a corto plazo está restringida a entre 5 y 9 elementos.
Teniendo un tiempo fijo para planear el proyecto, a mayor cantidad de elementos terminales, habrá menor tiempo para prestar atención a cada uno de ellos. En consecuencia, los estimados son menos pensados.
Es conveniente y bastante común la práctica de usar, en proyectos medianos y grandes, un sistema de código jerárquico, asignando un código a cada entrada de la EDT. Por ejemplo, una entrada del nivel más alto puede tener un código como 1, 2, o 3, y las entradas bajo la entrada 1 pueden tener códigos como 1.1, 1.2, 1.3, etc.


HERRAMIENTAS PARA DESARROLLAS EDTS

El software para la gestión de proyectos puede ser muy útil para desarrollar una EDT, aunque en etapas tempranas de la creación de una EDT pegar pequeñas notas (como PostIts) es muy útil por su flexibilidad. Es mucho más fácil para un equipo trabajar juntos utilizando éstas notas en una gran pared vacía que amontonarse en frente a una pantalla de computador y un solo teclado.
Otra opción es la utilización de un software de trabajo colaboratívo por medio de la cual los distintos actores o (miembros del equipo o invitados) hacen sus aportes en un espacio común designado para ello. La gran utilidad de esta metodología radica en que tales aportes pueden tener un origen asincrónico y de dispersión geográfica, no obstante lo cual se integrarán en una única plataforma que los contendrá para que sean visualizados en contexto y guardando un registro detallado de su evolución.